TI20250415 - Unified Wireless Microphones and In Ear Monitors System (UWS)

**la version française suit**
PLEASE READ THE FOLLOWING COMPLETELY AND CAREFULLY PAYING ATTENTION TO ALL REQUIREMENTS AND DATES.

CBC/Radio-Canada is seeking proposals from industry in response to its Request for Proposals (“RFP”) for a Unified Wireless Microphones and In Ear Monitors System (UWS).

An Agreement resulting from this RFP may potentially be for three (3) years with three (3) irrevocable option(s) to extend for one (1) year period(s).

1. SUMMARY OF REQUIRED GOODS/SERVICES:

The purpose of this Request for Proposal (RFP) is to solicit proposals from qualified Proponents for the supply, and support of a comprehensive set of professional broadcast focused wireless components needed to deploy an integrated wireless system with updated wireless microphones/modules, In-Ear-Monitors (IEM) and supporting RF distribution, control and monitoring systems. The proposed system will support CBC/News and non-News Productions with the ability to grow and expand as required, as well as integrate with CBC's Intercom system(s) at the Toronto Broadcast Centre (TBC).

The scope of potential deliverables (nominal quantities only) include:

1) Wireless Beltpack Transmitters (64)
2) Wireless In-Ear Monitor Receivers (72)
3) Wireless Beltpack Transceivers (64-72) - optional (in lieu of 1 and 2)
4) Hand-held RF microphone Transmitters (15)
5) RF XLR Transmitters (15)
6) Batteries and Chargers for the above (as needed)
7) Antenna Distribution System (multi-floor, covering multiple production spaces)
8) Centralized Control and Monitoring System (1 redundant)
9) Professional Services (training, design assistance, and deployment support)
10) Technical & Operator Documentation
11) Warranty & Support Services (spares, etc.)

It is anticipated that most of the items above are readily available off the shelf "catalogue" items, where little to no custom modifications are expected, just system/component configurations.


Figure 1. Unified Wireless Microphones and In Ear Monitors System   - This diagram illustrates a proposed Unified Wireless System (UWS) for a multi-studio broadcast environment. The system integrates wireless microphones and in-ear monitors (IEMs) with centralized control and distribution, enabling seamless connectivity and efficient spectrum management.  RF (or equivalent signals) over fibre technology allows for remote equipment location and flexible system deployment across multiple studios and production areas. Layout is provided to illustrate the concept only and does not prescribe the exact deployment.
 

1. The Unified Wireless System Control Software (UWS-CS) is a centralized control system that MUST manage and orchestrate all UWS components (wireless transmitters and receivers, chargers, and antennas) over TCP/IP, with seamless hardware integration

2. The UWS Control Software (UWS-CS) MUST provide remote controls for adjusting the following parameters of wireless transmitters and receivers: receive/transmit frequency (RF Channel), label, and audio level.

3. The Unified Wireless System (UWS) components MUST maintain an end-to-end latency of under 3 milliseconds, where latency is defined as the time measured from the transmitter pack transducer to the system output and from the system input to the In-Ear Monitor (IEM) transducer.

4. The Unified Wireless System (UWS) components MUST employ digital modulation for all transmissions between transmitters and receivers

5. The Unified Wireless System (UWS) Components MUST include a fully documented Application Programming Interface (API) that allows external control of all UWS components (receivers, transmitters, antennas, and control software) for complete system parameter monitoring and control. The API documentation shall be fully open to CBC/RC assigned developers.

6. Direct operator access to UWS microphone receivers and IEM transmitters is prohibited. Due to the remote operation of UWS wireless microphones and Beltpack receivers, all configuration synchronization, including frequency and parameter adjustments, MUST be performed wirelessly via Configuration Over Antenna (UWS-COA)

1. Determine eligibility to participate based on the description of the objective statement for the RFP (listed above) and Mandatory Requirements (Section 2).

2. To obtain the documents, the Proponent must be registered with MERX. If you are not already registered, please follow the MERX Supplier User Guide link above and/or call 1-800-964-6379.

3. Once registered, download the mandatory requirements qualification form, located under the Required Acknowledgement section of this opportunity and can be accessed by clicking “Place Bid”. (this will also register you for the RFP).

4. Complete and sign the form by responding and providing evidence to support the claim, in other words, “yes” is not sufficient evidence to qualify.

5. Email the completed form to the contact indicated in section 4 of this document

1. Any contact with CBC/Radio-Canada prior to obtaining the RFP documentation must be undertaken by e-mail and addressed solely to the CBC/Radio-Canada Representative, whose co-ordinates appear below. All e-mails pertaining to this RFP must state the RFP reference number (RFP# TI20250415) in the “Subject” of the e-mail.

2. Once the tender documents have been obtained, Proponents may have queries, require further information or clarification, or discover certain omissions or ambiguities in the RFP documents.  If so, or if there is any doubt about the meaning of any part of this RFP, must submit their questions through MERX no later than the date specified in PART I: INTRODUCTION, Table 1: Critical Dates in the RFP Process of the main document.

1. Le logiciel de contrôle du système sans fil unifié est un système de contrôle centralisé qui DOIT gérer et orchestrer tous les composants du système sans fil unifié (émetteurs et récepteurs sans fil, chargeurs et antennes) sur TCP/IP, et intégrer le matériel de manière transparente.

2. Le logiciel de contrôle DOIT fournir des télécommandes permettant de régler les paramètres suivants des émetteurs et récepteurs sans fil : fréquence de réception/émission (canal RF), étiquette et niveau audio.

3. Les composants du système sans fil unifié DOIVENT maintenir une latence de bout en bout inférieure à trois millisecondes, la latence étant définie comme le temps mesuré entre le transducteur du boîtier émetteur et la sortie du système, et entre l’entrée du système et le transducteur du moniteur intra-auriculaire.

4. Les composants du système sans fil unifié DOIVENT recourir à la modulation numérique pour toutes les transmissions entre les émetteurs et les récepteurs.

5. Les composants du système sans fil unifié DOIVENT inclure une interface de programmation d’application (API) entièrement documentée qui permet le contrôle externe de tous les composants du système (récepteurs, émetteurs, antennes et logiciel de contrôle), en vue d’assurer la surveillance et le contrôle de tous les paramètres du système. La documentation de l’interface API doit être entièrement ouverte aux développeurs désignés par CBC/Radio-Canada.

6. L’accès direct de l’opérateur aux récepteurs des microphones et aux émetteurs des moniteurs intra-auriculaires est interdit. En raison du fonctionnement à distance des microphones sans fil et des récepteurs de ceinture, toutes les synchronisations de configuration, y compris les réglages de fréquence et de paramètres, DOIVENT être effectuées sans fil au moyen de la « configuration par antenne ».

1. Déterminez votre admissibilité à la présente DP en fonction de la description ou l’énoncé des objectifs et des exigences obligatoires indiquées à la section 2.

2. Pour obtenir les documents, vous devez être inscrit auprès de Merx. Si vous ne l’êtes pas, veuillez suivre le lien vers le Guide du fournisseur Merx ci-dessus ou composer le 1 800 964-6379.

3. Une fois votre inscription effectuée, téléchargez le formulaire de demande de qualification pour les exigences obligatoires dans la section Acceptation requise de cette proposition en cliquant sur « Placer une soumission » (cela servira aussi à vous inscrire à la présente DP).

4. Remplissez le formulaire en répondant aux questions et en fournissant des preuves à l’appui. Veuillez noter que répondre « oui » aux questions ne suffit pas pour être admissible.

5. Envoyez le formulaire dûment rempli, par courriel, à la personne-ressource indiquée à la section 4 du présent avis.

1. Toute communication avec CBC/Radio-Canada avant d’obtenir les documents de la DP doit se faire par courriel seulement, et être adressée au représentant de CBC/Radio-Canada dont les coordonnées figurent ci-dessous. Tous les courriels se rapportant à la présente DP doivent comporter le numéro de référence (no de DP TI20250415) dans la ligne de mention « Objet ».

2. Une fois les documents obtenus, les soumissionnaires qui ont besoin de clarifications ou de renseignements ou qui remarquent certaines omissions ou ambiguïtés sur le sens de toute partie de la présente DP doivent soumettre leurs questions par l’intermédiaire de Merx au plus tard à la date indiquée à la PARTIE I : INTRODUCTION, Tableau 1 : Dates critiques du processus de DP du document principal.